Para medir una activación BTL necesitas definir antes del evento qué vas a contar (asistentes, interacciones, leads y ventas), tener una forma digital de capturar esos datos en el lugar y revisarlos después en un solo tablero. Sin datos, una activación es solo una buena impresión; con datos, es una inversión que puedes comparar y mejorar.
En esta guía te explicamos qué indicadores mirar, cómo capturar leads en eventos con tablets, códigos QR, juegos y listas de invitados, qué hacer con el consentimiento de datos y cómo leer los resultados para calcular el ROI de tus eventos.
Por qué medir una activación BTL
Una activación BTL (feria, stand, lanzamiento, sampling o evento corporativo) suele exigir una inversión importante en espacio, personal, equipos y producción. Medirla te permite:
- Justificar el presupuesto ante gerencia o el cliente con números, no solo con fotos.
- Comparar eventos entre sí y decidir en cuáles volver a participar.
- Darle seguimiento comercial a cada contacto en lugar de perderlo en una pila de tarjetas.
- Mejorar la siguiente activación: qué juego funcionó mejor, en qué horario hubo más tráfico, qué mensaje convenció.
Qué medir: los indicadores clave de una activación
No necesitas decenas de métricas. Con estas tienes una visión completa, desde la parte alta del embudo hasta la venta:
Asistentes y alcance
Cuántas personas pasaron por el evento o por tu stand. Puedes estimarlo con el registro de ingreso, la lista de invitados o el conteo del organizador.
Interacciones
Cuántas personas participaron de verdad: jugaron, se tomaron una foto, respondieron una trivia o probaron el producto. Es la mejor señal de qué tan atractiva fue la experiencia.
Leads
Cuántas personas dejaron sus datos de contacto. La relación entre interacciones y leads te dice si el registro fue sencillo o si estás perdiendo gente en el camino.
Calidad del lead
No todos los contactos valen lo mismo. Agrega una o dos preguntas de calificación (por ejemplo, cargo, empresa, interés o plazo de compra) para separar curiosos de clientes potenciales.
Costo por lead
Divide la inversión total de la activación entre el número de leads obtenidos. Así puedes compararla con otros canales, como anuncios digitales.
Ventas y retorno
El indicador final: cuántos leads se convirtieron en clientes y cuánto facturaron. El ROI del evento se calcula restando la inversión a los ingresos generados y dividiendo el resultado entre la inversión. Como muchas ventas se cierran semanas después, conviene revisar este número también uno o dos meses después del evento.
Cómo capturar datos en el evento
La regla de oro es capturar en digital y en el momento. Las fichas en papel se pierden, se leen mal y llegan tarde al equipo comercial.
Formularios en tablet
Anfitrionas o promotores registran a cada visitante en un iPad o tablet con un formulario corto y con tu marca. Los datos se guardan al instante y pueden validarse para evitar errores, por ejemplo revisando el formato del correo o del teléfono. Conoce nuestro sistema de registro de datos web y el alquiler de iPads y tablets para eventos.
Códigos QR
El visitante escanea un QR y completa el registro en su propio celular. Es ideal cuando hay mucho público y pocas personas de atención, o para promociones que continúan después del evento.
Juegos con registro
Una ruleta, una trivia o un juego de habilidad en un tótem o tablet atraen gente al stand y piden los datos antes de jugar o para recibir el premio. Además, registran cuántas veces se jugó, lo que te da el número de interacciones sin esfuerzo. Tenemos más de 540 juegos interactivos personalizables con tu marca.
Lista de invitados digital
En eventos privados o corporativos, una lista de invitados en iPads permite registrar la asistencia real, saber quién llegó y a qué hora, y comparar con los confirmados. Mira cómo funciona nuestro sistema de lista de invitados con iPads.
Consentimiento y protección de datos
En el Perú, el tratamiento de datos personales está regulado por la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 29733). En la práctica, para una activación esto significa:
- Pedir el consentimiento de forma clara, con una casilla que el visitante marque él mismo (nunca premarcada).
- Informar para qué usarás los datos: enviar información comercial, participar en un sorteo, etc.
- Pedir solo lo necesario: cada campo extra reduce el número de registros.
- Guardar los datos de forma segura y limitar quién tiene acceso a ellos.
Te recomendamos validar los textos legales con el área legal de tu empresa. Nosotros dejamos el formulario preparado para incluir la casilla y el enlace a tu política de privacidad.
Cómo leer los resultados en un dashboard
Una vez terminado el evento, junta todo en un solo lugar. Un dashboard de marketing te muestra en una pantalla los asistentes, las interacciones, los leads, el costo por lead y las ventas, y te permite compararlos con tus otros canales, como Google Ads, Meta Ads o TikTok.
Al revisarlo, hazte estas preguntas:
- ¿Dónde se cayó el embudo? Muchos asistentes y pocas interacciones indican que la experiencia no atrajo; muchas interacciones y pocos leads, que el registro fue engorroso.
- ¿Qué horarios y qué días funcionaron mejor? Útil para planificar personal en el próximo evento.
- ¿Cuánto costó cada lead frente a otros canales?
- ¿Cuántos leads avanzaron a una reunión, cotización o venta?
Si quieres un tablero que reúna tus datos de eventos y de campañas digitales, revisa nuestro servicio de posicionamiento web y dashboard de marketing.
Cómo te ayuda Touch Data a medir tus activaciones
Con más de 15 años de experiencia y más de 800 proyectos en Perú, Chile y Colombia, en Touch Data unimos la experiencia que atrae al público con la tecnología que registra los datos. Desarrollamos aplicaciones interactivas para eventos y activaciones BTL, alquilamos tótems y tablets, y te entregamos los registros listos para trabajar, con envíos a todo el Perú.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el ROI de un evento?
Resta la inversión total del evento a los ingresos generados por las ventas que vinieron de él y divide el resultado entre la inversión. Multiplica por 100 para expresarlo en porcentaje.
¿Cuál es la mejor forma de capturar leads en un evento?
Depende del público. Los formularios en tablet con anfitrionas dan datos más completos y validados; los códigos QR funcionan bien con mucho público; y los juegos con registro atraen más participantes al stand.
¿Recibo los datos de los participantes al final del evento?
Sí. Te entregamos los registros en un archivo para que tu equipo comercial les dé seguimiento, y también podemos mostrarlos en un dashboard.
¿Qué pasa si no hay internet en el lugar del evento?
Cuéntanos las condiciones del lugar al cotizar. Te recomendamos la solución adecuada para que el registro no se detenga y los datos se guarden correctamente.
¿Cuántos datos debo pedir en el formulario?
Lo mínimo para dar seguimiento: nombre, un medio de contacto y una o dos preguntas para calificar el interés. Cada campo adicional reduce la cantidad de registros.
Mide tu próxima activación con Touch Data
Si tienes una feria, lanzamiento o activación en camino, cuéntanos tu objetivo y te proponemos la experiencia, el sistema de registro y los indicadores para medir sus resultados de principio a fin. Escríbenos por WhatsApp al +51 934 517 598 y cotiza tu proyecto.
Cuéntanos qué necesitas y te enviamos una cotización en menos de 24 horas.
